Transformasi Digital Sistem Manajemen Dokumen Kendaraan Berbasis Web

Abstract

PT Bengkalis Kuda Laut merupakan perusahaan penyedia jasa rental kendaraan dengan total armada mencapai 3.500 unit. Namun, perusahaan menghadapi tantangan dalam pengelolaan dokumen kendaraan seperti STNK, KIR, dan asuransi yang masih dilakukan secara manual menggunakan buku dan spreadsheet. Hal ini mengakibatkan keterlambatan perpanjangan dokumen pada 531 unit kendaraan dalam dua tahun terakhir, yang memicu sanksi denda administrasi sebesar Rp200.000 per unit serta terhentinya operasional kendaraan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem manajemen dokumen berbasis web yang mampu memonitor dan memberikan notifikasi otomatis sebelum masa berlaku dokumen habis. Metode pengembangan yang digunakan adalah Agile Development yang memungkinkan proses pengembangan dilakukan secara fleksibel dan bertahap sesuai kebutuhan pengguna. Sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem baru ini berhasil meningkatkan efisiensi kerja melalui fitur pencarian data yang cepat, keamanan data yang lebih baik, serta fitur pengingat jatuh tempo yang mencegah keterlambatan perpanjangan dokumen. Implementasi sistem ini membantu perusahaan menjaga kepatuhan regulasi, meminimalisir risiko denda, dan memastikan kesiapan operasional seluruh armada.